個人サロンの顧客管理 記録する項目とエクセルと無料アプリの選び方

サロンの顧客管理は、お客様の名前と施術の記録を、次の来店で使える形に残しておくことです。

紙のカルテ、スマホのメモ、エクセル、予約システムのカルテと、記録の残し方はいくつもあります。

ひとりでサロンを回していると、どれがいいかを比べる時間もなかなか取れませんよね。

この記事では、ひとりでも続けられる記録の項目を決めてから、エクセルと無料アプリ・プランのどちらで管理するかを選ぶ順番で書きます。

エクセルやスプレッドシートで作るときの列の例、無料アプリ・プランで始める前に確かめること、個人情報保護法で最低限やることも入れました。

結論 サロンの顧客管理は記録を3つに絞ってどこに残すかを先に決める

結論から書きます。

サロンの顧客管理は、記録する項目を3つに絞り、その記録をどこに残すかを先に決めると続きやすくなります。

1. 基本情報
   → 名前と連絡先。予約のたびに探す手間を減らします
2. 施術の記録
   → 前回なにをしたか。次の施術の出発点になります
3. 次回の目安
   → 次はいつごろ来てもらうとよいか。声をかける時期が分かります

項目を増やすほど、忙しい日に書けなくなります。

記録を残す場所のほうは、あとから変えるときに手間がかかります。

特に気をつけたいのは、掲載している媒体の管理画面の中にだけ記録を残すことです。

掲載をやめたときに、その画面ごと使えなくなる約款になっているからです。

くわしくは、このあと約款の条文を付けて書きます。

サロンの顧客管理で記録するのは基本情報と施術と次回の目安

カルテの項目は、サロンの種類によって変わります。

ここでは、ネイル・まつげ・エステ・整体のどれでも使える、最小の形を書きます。

基本情報は予約のときに聞くことだけにする

項目	書く理由
名前とふりがな	同じ名字の方を見分ける
電話番号かLINEの名前	予約の変更を連絡する
初めて来た日	何年のお付き合いかが分かる
知ったきっかけ	どこから来た方が多いかを数える

住所や生年月日は、使い道が決まっていないなら聞かなくても大丈夫です。

使わない情報を持つと、そのぶん守る手間だけが増えます。

施術の記録は次の人が読める言葉で書く

施術の記録は、来店ごとに1行ずつ足していきます。

• 日付とメニュー
  → 何をいくらで行ったか
• 使ったもの
  → 色の番号・薬剤・長さなど、次に同じものを出せる情報
• お客様の言葉
  → 「前回は少し長かった」のような希望
• 写真
  → 仕上がりを残すなら、どこに保存したかも書く

自分だけが分かる略語で書くと、半年後の自分でも読めなくなることがあります。

次回の目安は日付で残す

次回の目安は、「3週間後」ではなく日付で書いておくと、あとで一覧にしやすくなります。

来店した日にメニューの周期を足した日を書く、と決めておけば迷いません。

この欄が、あとで声をかける時期を決める元になります。

サロンの種類ごとに足すなら1つか2つ

3つの項目で足りないと感じたら、施術の記録の中に、その業種で次の施術のたびに見返すものを1つか2つだけ足します。

サロンの種類	足す項目の例
ネイル	爪の長さと形・使ったカラーの番号
まつげ	本数・カール・長さ・つけ方
エステ	肌の状態・使った化粧品
整体・リラク	気にしている場所・強さの好み

足す前に「この欄を次の施術で見返すか」を自分に聞いてみてください。

見返さない欄は、書くのが面倒になって空欄が増え、やがて記録そのものが止まる原因になりがちです。

サロンの顧客管理は紙とエクセルとシステムのどれがいいか

記録を残す場所は大きく3つです。

方法	向いている店	困りやすいところ
紙のカルテ	お客様が少なく、店の中だけで書く	探すのに時間がかかる。持ち出すと失くしやすい
エクセル・スプレッドシート	月額を増やしたくない。表を作るのが苦にならない	予約とは別に入力する。ファイルの管理を自分でする
予約システムのカルテ	予約と記録を1か所にまとめたい	月額がかかることがある。やめるときのデータの扱いを確かめる

どれがいいかは、お客様の数よりも予約の入口の数で変わります。

予約がLINEと電話だけなら、エクセルでも十分に回ります。

ネット予約を受けているなら、予約が入った時点で名前が台帳に入る仕組みのほうが、書き写す手間がなくなります。

紙から始めて、書く量が増えたらエクセル、予約が増えたらシステム、と段階を踏んでも問題ありません。

紙のカルテを続けるなら並べ方を決める

紙のカルテにも良いところがあります。

施術の途中で手書きのメモを残せて、電源もいりません。

続けるなら、ふりがなの五十音順に並べて見出しを付けておくと、探す時間を減らせます。

次回の目安だけは、別の紙に日付順で書き出しておくと、声をかける相手をすぐに見つけられます。

記録を残す場所を変えるときに手間がかかるのは、それまでの記録を移す作業です。

紙からエクセルへは手で打ち直すことになります。

表の形になっていれば、お客様の一覧をまとめて取り込む機能を持つ予約システムに、そのまま移せる場合があります。

迷っているなら、最初から表の形で残しておくと、次に移るときの手間が小さくなります。

サロンの顧客管理をエクセルやスプレッドシートで作るときの列

エクセルやGoogleスプレッドシートで作るなら、シートを2枚に分けると続けやすくなります。

1. お客様のシート
   → 1人を1行にする。番号・名前・ふりがな・連絡先・初めて来た日・きっかけ
2. 来店のシート
   → 1回の来店を1行にする。お客様の番号・メニュー・来店日・周期の日数・次回の目安・金額・使ったもの・メモ

来店の記録を横に足していく形にすると、10回来た方の行がどこまでも長くなります。

来店を縦に足していく形なら、並べ替えも絞り込みも表計算ソフトの機能でそのまま使えます。

お客様に番号を振っておくと、同じ名前の方がいても取り違えません。

次回の目安は式で出す

来店日がC列、周期の日数がD列なら、次回の目安の列には「=C2+D2」と入れるだけで日付が出ます。

この列で並べ替えると、目安の日を過ぎた方が上に集まります。

毎週月曜にこの並びを見る、と決めておくと、声をかける相手を探す時間がほとんどかからなくなります。

入力を楽にする設定

• メニュー名は選ぶだけにする
  → データの入力規則でリストを作ると、表記がそろって集計しやすくなります
• 日付は日付の形式で入れる
  → 「9/15」と「9月15日」が混ざると並べ替えが崩れます
• 1行目を固定する
  → 列の名前が常に見えるので、スマホでも入力しやすくなります

ファイルを1か所だけに保存しない

パソコン1台の中にだけ表を保存していると、故障や買い替えのときに記録ごと失うことがあります。

週に1回など日を決めて、別の場所にも写しを保存しておきましょう。

写しを保存する場所にも、パスワードをかけておくことを忘れないでください。

スプレッドシートを共有するときの注意

Googleスプレッドシートは、リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にできます。

お客様の名前と連絡先が入ったファイルは、共有の範囲を自分と必要な人だけにしておきましょう。

なお、表計算ソフトで整理した名刺の情報も、個人情報保護法の「個人情報データベース等」にあたる例として挙げられています¹。

エクセルで作った表も、法律の対象から外れるわけではありません。

サロンの顧客管理を予約と別々に続けていると、同じお客様の名前を2か所に書く手間が残ります。

サロンの顧客管理を無料アプリ・プランで始める前に持ち出せるかを見る

無料で使える予約システムやアプリ、有料サービスの無料プランは、顧客管理の入口として便利です。

ただし、入れたデータを外に書き出せるかどうかは、サービスとプランで違います。

公式サイトで確かめられた範囲をまとめます。

サービス	お客様のデータを書き出せる条件
SALONA	お客様の情報と来店履歴をCSVで取り出せる2
RESERVA	顧客データのCSVはゴールドプラン以上。予約情報のCSVは全プラン（全項目の書き出しはゴールドプラン以上）3
STORES 予約	予約・顧客情報のCSVはビジネスプラン以上4
Square	顧客リストのデータをエクスポートできる5

RESERVAの無料プランは、登録できるお客様が250件までです。

続けて使ううちに、お客様の数とデータの持ち出しのどちらかで、有料のプランを考える場面が来ます。

STORES 予約のビジネスプランは、年間契約で月28,600円（税込）です。

無料で始めること自体は問題ありません。

困るのは、何百人ぶんの記録がたまってから、書き出すには上のプランが必要だと知ることです。

始める前に、公式サイトの料金表で「CSV」「エクスポート」「データ出力」の行を探して、どのプランから使えるかを見ておきましょう。

無料アプリ・プランを選ぶときに見る3つ

1. 登録できるお客様の数
   → 無料のプランに上限があるか。いまのお客様の数と、1年後の見込みで足りるか
2. 書き出せるデータとプラン
   → お客様の情報と来店の履歴の両方を出せるか。どのプランからか
3. 予約と同じ画面か
   → 予約を受けると、そのお客様のカルテが自動でできるか

3つ目が満たされていないと、予約とカルテで同じ名前を二度打つことになり、エクセルで管理するのと手間が変わりません。

無料のうちに、自分の店の本物のお客様を10人ほど入れてみて、書き出しまで試しておくと判断しやすくなります。

サロンの顧客管理の記録をサロンボードだけに残さない

ホットペッパービューティーに掲載していると、予約もお客様の情報もSALON BOARDに集まります。

SALON BOARDは無料で使えますが、ホットペッパービューティーへの掲載が必要です⁶。

便利なぶん、ここだけに記録を残している店もあると思います。

約款には、覚えておきたい条文が2つあります。

条文	書かれていること
第8条	掲載サービスの終了時が SALON BOARD 利用の終了時になる7
第14条	SALON BOARDに入れた情報は事業者が自分の責任で保存する。リクルートはバックアップや提供の義務を負わない8

つまり、掲載をやめるとSALON BOARDも使えなくなり、そこにある記録を渡してもらう約束もありません。

SALON BOARDの機能一覧には、予約情報をデータで出力できる機能が載っています。

掲載を続けるかどうかにかかわらず、月に1回など日を決めて、自分の手元にも記録を残しておくと安心です。

掲載をやめる前にやっておくこと

1. 予約の情報を書き出す
   → SALON BOARDが使えるうちに、出力できるものを自分のパソコンに保存する
2. 施術の記録を手元の表に移す
   → 次回の目安と、よく来てくれる方の記録から先に
3. 次の予約の受け方を決めて知らせる
   → 来店したお客様に、次からの予約の方法を伝えておく

掲載が終わってからでは、SALON BOARDの画面に入れなくなります。

やめる日が決まったら、その1か月ほど前から少しずつ移しておくと慌てずにすみます。

掲載をやめるときの期限や支払いの決まりは、ホットペッパービューティーの解約で条文ごとにまとめました。

掲載を続ける場合にかかるお金は、ホットペッパービューティーの掲載料金で約款の条文から整理しました。

サロンの顧客管理で個人情報について最低限やること

「うちは小さいから個人情報保護法は関係ない」と思っている方もいるかもしれません。

個人情報保護委員会のガイドラインは、お客様の人数が少なくても、個人であっても対象になると書いています⁹。

お客様の名前を五十音順に並べて見出しを付けた紙のカルテや、表計算ソフトの一覧を仕事に使っていれば、対象に入ります。

そのうえで、ひとりサロンで最低限やっておきたいことを4つに絞りました。

カウンセリングシートに使い道を書く

お客様に紙やフォームで名前や連絡先を書いてもらうときは、あらかじめ使い道を示すことが法律で求められています¹⁰。

「事業活動に用いるため」のような書き方は、具体的でない例としてガイドラインに載っています。

サロンなら、次のように書くと伝わります。

お知らせを送る予定があるなら、そのことも書いておきます。

病気のことを聞くなら同意をもらう

ガイドラインは「病歴」を、特定の病気にかかっていることを示す部分、と説明しています¹¹。

こうした情報は「要配慮個人情報」と呼ばれ、取得するには原則として本人の同意が必要です。

施術の安全のために持病を聞く欄があるなら、同意の確認欄をシートに入れておくと安心です。

施術に使わないのであれば、そもそも聞かないという選び方もあります。

保存先に鍵とパスワードをかける

ガイドラインには、従業員が100人以下の事業者向けに、やり方の例が書かれています。

• 紙のカルテ
  → 鍵のかかる棚にしまう
• パソコンとスマホ
  → OSとソフトを最新の状態にしておく
• ファイルを送るとき
  → パスワードを付ける

どれも特別な道具を買わずにできることです¹²。

スタッフやアルバイトに記録を見てもらうようになったら、その人にも同じ決まりを守ってもらう必要があります。

ガイドラインは、パートやアルバイトも「従業者」に含め、事業者が必要かつ適切な監督をするよう求めています¹³。

紙のカルテを捨てるときは、シュレッダーなど元に戻せない方法で処分します。

失くしたときに報告が要る場合を知っておく

要配慮個人情報を含むデータを失くしたり漏らしたりしたときは、個人情報保護委員会への報告が必要な場合にあたります¹⁴。

持病の欄があるカルテの束を失くした、スマホを落とした、というのは、ひとりサロンでも起こりえます。

聞く情報を必要なものに絞っておくことが、手間をかけずにできる守り方です。

サロンの顧客管理をリピートにつなげる

記録は、次の来店につなげて初めて役に立ちます。

流れはシンプルです。

1. 次回の目安の日を過ぎた方を一覧にする
   → 表なら並べ替え、システムなら絞り込み
2. 前回の施術の記録を読む
   → 何をしたか、何を気にしていたか
3. その方に合わせた一言を添えて連絡する
   → 「前回のカラーリングから1か月たちました」のように

全員に同じ文面を送るより、前回の記録にふれた一言があるほうが、自分のことを覚えてくれていると伝わります。

連絡の手段にLINE公式アカウントを使う場合は、送る数に気をつけます。

無料のコミュニケーションプランは月200通までで、上のライトプランは月5,000円（税別）で5,000通です¹⁵。

目安を過ぎた方にだけ送るなら、200通の範囲に収まる店も多いと思います。

連絡するときに気をつけること

• 送る前に次の予約が入っていないかを見る
  → 予約済みの方に「そろそろいかがですか」と送ると、記録を見ていないと思われます
• 間をあけすぎず詰めすぎない
  → 目安の日から数日たったころに1回、が送る側も続けやすい形です
• お知らせを望まない方には送らない
  → カウンセリングシートに、お知らせを受け取るかどうかの欄を作っておく

記録と連絡をつなげるには、次の予約が入っているかどうかが同じ画面で分かると手間が減ります。

エクセルで管理しているなら、来店のシートに「次の予約日」の列を足しておくと、この確認が1回で済みます。

サロンの顧客管理でよくある質問

まとめ サロンの顧客管理は記録を絞って手元にも残す

• 記録するのは3つ
  → 基本情報・施術の記録・次回の目安
• エクセルで作るなら
  → お客様と来店でシートを分け、次回の目安は式で出す
• 無料アプリ・プランで始めるなら
  → お客様のデータを書き出せるプランを先に見る
• サロンボードで管理するなら
  → 掲載をやめると使えなくなるので手元にも残す
• 個人情報は
  → 使い道を書く・病気のことは同意をもらう・鍵とパスワード

顧客管理は、立派な仕組みを作るより、忙しい日でも書ける形にするほうが長く続きます。

まず3つの項目で1か月つけてみて、足りない項目があれば足していきましょう。

サロンの顧客管理をシステムに移すなら、合わなかったときにデータを持って出られるかを最初に確かめましょう。

出典・参考文献

1. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（2-4・2026年9月15日確認） ↩︎
2. SALONA「よくあるご質問」（2026年9月15日確認） ↩︎
3. RESERVA「顧客情報を見やすい配置にカスタマイズしてCSVファイルで出力しよう【RESERVA機能紹介】」（2026年9月15日確認） ↩︎
4. STORES 予約「利用料金・プラン」（2026年9月15日確認） ↩︎
5. Square「顧客リスト」（2026年9月15日確認） ↩︎
6. SALON BOARD「FAQ」、SALON BOARD「機能一覧」（2026年9月15日確認） ↩︎
7. リクルート「HOT PEPPER Beautyヘア /HOT PEPPER Beautyキレイ利用約款」（第8条・2026年9月15日確認） ↩︎
8. リクルート「HOT PEPPER Beautyヘア /HOT PEPPER Beautyキレイ利用約款」（第14条・2026年9月15日確認） ↩︎
9. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（2-5・2026年9月15日確認） ↩︎
10. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（3-3-4・法第21条第2項・2026年9月15日確認） ↩︎
11. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（2-3・3-3-2・2026年9月15日確認） ↩︎
12. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（10（別添）・2026年9月15日確認） ↩︎
13. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（3-4-3・法第24条・2026年9月15日確認） ↩︎
14. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（3-5-3・法第26条第1項・2026年9月15日確認） ↩︎
15. LINEヤフー「LINE公式アカウント 料金プラン」（2026年9月15日確認） ↩︎